Enveloppe
Matières, formats, grammage : tout ce qu’il faut savoir pour bien choisir une lettre enveloppe
Malgré les nombreux bouleversements apportés par Internet en termes de communication et de transmission d’informations, l'envoi de courriers en format papier reste encore incontournable dans de nombreux domaines comme l’administration ou l’envoi d’articles physiques. Paradoxalement le développement du web à participé au développement des envois courriers via l’augmentation des achats faits en ligne. Les enveloppes sont associées à la plupart des événements importants. Qu’il s’agisse d’envoyer des faire-part de naissance ou de mariage, des cartes postales, des lettres d’amour ou des correspondances administratives, malgré l’augmentation de la communication électronique, elle reste indispensable. Elle convient aussi bien à un usage personnel (correspondance privée) qu’à un usage professionnel (lettre de motivation et CV, échanges avec l’administration ou envoi de factures).
Grâce aux nombreux formats existants, il est possible d’utiliser cette catégorie d’emballage pour envoyer différents types de documents : permis de conduire, contrat, facture, objets volumineux ou même fragiles, il existe forcément une enveloppe qui répondra à vos besoins.
Pour un usage professionnel, il existe même des modèles qui limitent le nombre de manipulations au strict minimum : enveloppes à fenêtre d’adressage intégrée, modèles compatibles avec un système de mise sous pli automatisée sont autant de solutions pour vous faciliter la vie.
Les différents formats de lettre enveloppe
La lettre enveloppe existe en de nombreux formats. Afin de faciliter les échanges entre particuliers et entreprises de différentes nationalités, l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) a défini les normes ISO 216 et ISO 269 dans le but d’harmoniser les différents formats de papiers circulant sur le marché. La plupart des pays respectent ces normes, à l’exception du Canada et des États-Unis, qui possèdent leur propre réglementation.
La norme ISO 216 fixe les règles de format à respecter au moment de la fabrication du papier destiné à un usage commercial, technique ou administratif. Elle définit les formats standards qui font partie de votre quotidien et les classe en plusieurs séries (A et B). C’est de ce classement que découle le fameux format A4, qui équivaut à une surface de 21 cm par pour 29,7 cm.
La norme ISO 269 fixe les formats standards de fabrication des enveloppes, regroupés au sein de la catégorie C. Afin de simplifier leur utilisation, ces deux normes ISO sont complémentaires et leur système de classement se répondent. Ainsi, pour envoyer une feuille de papier au format A5, il suffit de choisir une enveloppe de format C5.
Ces normes sont un bon point de départ pour choisir le modèle d’enveloppe qui vous convient, mais il existe de nombreuses autres caractéristiques à prendre en compte.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir une enveloppe ?
Il existe un grand nombre de modèles de lettre enveloppe. Vous pouvez choisir des enveloppes en papier, en carton ou même en plastique, mais aussi des enveloppes avec des fenêtres d’adressage intégrées, ou avec des soufflets qui permettent à la base de l’enveloppe de s’élargir pour des envois courrier volumineux. Pour les envois fragiles, les enveloppes à bulles vous offriront une solution d’envoi simple et sûre.
Un grand choix de matières
Le vélin est un type de papier très ancien dont la fibre est particulièrement fine et lisse. Sa surface a un aspect soyeux et élégant. La lettre enveloppe en vélin existe dans une large gamme de couleurs. Elle est fréquemment utilisée par les particuliers pour leurs envois de faire-parts de naissance ou de mariage, mais aussi par les professionnels qui souhaitent renvoyer une image chic et haut de gamme de leur entreprise.
Le papier kraft de couleur blanche ou marron est utilisé pour la fabrication d’enveloppes particulièrement solides. Ce type d’enveloppes est très répandu dans les entreprises et l’administration puisqu’elle est capable d’accueillir toutes sortes de documents. Elle existe dans de nombreux formats. Pour un emballage encore plus résistant, vous pouvez opter pour le kraft armé qui est doublé d’un film en polyester anti déchirures.
Le polyéthylène ou revêtement en plastique est beaucoup plus souple que les pochettes en papier. Cette enveloppe est très pratique pour l’expédition de marchandises en tissu, puisqu’elle garantit un emballage résistant et qui s’adapte à son contenu. L’imperméabilité du plastique lui permet en outre de résister aux intempéries. Cette lettre enveloppe est très prisée des particuliers qui expédient des vêtements sur les plateformes de vente en ligne de produits d’occasion. Contrairement aux enveloppes en carton ou en papier, l’emballage en polyéthylène n’est pas recyclable.
Moins répandue que son homologue en papier, la lettre enveloppe cartonnée possède néanmoins des propriétés intéressantes pour l’expédition de documents ou marchandises. Le carton est une matière rigide et résistante qui est parfois utilisée pour la fabrication d’enveloppes. Ses caractéristiques en font une enveloppe qui convient parfaitement à l’expédition de livres ou de magazines. La rigidité du carton les protégera contre les déchirures et évitera que leurs pages ne se cornent durant le transport.
La lettre enveloppe en aluminium isotherme n’est pas le modèle le plus employé et son usage répond à un besoin précis : l’acheminement de marchandises qui doivent être protégées de toutes variations de température. Ce type de conditionnement bénéficie d’un revêtement hautement isolant qui maintient à l’intérieur du paquet une température constante.
Choisir votre lettre enveloppe en fonction de son contenu
Chaque type enveloppe est destiné à un usage précis : envoi de documents administratifs, de dossiers volumineux ou d’objets fragiles, il existe forcément un modèle qui correspond à vos besoins.
• Les enveloppes à fenêtre : idéales pour les documents administratifs ou professionnels
La lettre enveloppe à fenêtre est un modèle qui vous permettra de gagner du temps au moment de la mise sous pli, puisqu’elle vous évitera d’avoir à inscrire l’adresse du destinataire au dos de l’enveloppe. Ce gain de temps est d’autant plus significatif si vous avez un important volume de lettres à expédier. Elle est adaptée aux documents et courriers professionnels ou administratifs sur lesquels l’adresse du destinataire est déjà inscrite. Il existe différentes tailles de fenêtres, à choisir en fonction de l’encombrement de l’adresse.
Pour une adresse de 3 lignes, choisissez une enveloppe munie d’une fenêtre de 35 mm
Pour une adresse de 4 lignes, choisissez une enveloppe munie d’une fenêtre de 45 mm
Pour une adresse de 5 lignes ou plus, choisissez une enveloppe munie d’une fenêtre de 50 mm
Ces enveloppes contenant du plastique, elles ne sont en principe pas recyclables. Il existe toutefois une exception : les enveloppes identifiées par la certification NF, qui sont entièrement recyclables.
• Les enveloppes à soufflets : pour les documents lourds et volumineux
Les enveloppes à soufflets sont destinées à l’expédition de documents plus volumineux et plus lourds que la moyenne. Elles sont conçues en papier kraft et sont donc robustes. Afin de s’adapter au gabarit des documents ou produits que vous allez y glisser, elles sont extensibles dans le sens de la largeur grâce à la présence d’un soufflet latéral ou de fond. Il existe plusieurs largeurs de soufflets, allant de 3 cm jusqu’à 9 cm. Une fois totalement dépliées, elles peuvent convenir pour l’envoi de dossiers, de périodiques ou même de boîtes d’archives.
• Les enveloppes à bulles : une protection maximale pour les envois d’objets fragiles
L’utilisation d’une enveloppe à bulles permet d’assurer l’expédition et la protection de marchandises fragiles. Elle est constituée d’un revêtement externe (papier kraft, plastique ou aluminium) et d’une doublure interne composée d’un matelas en papier bulle. Cet emballage bi-matière assure une protection efficace de son contenu contre les éventuels chocs lors du transport. Elle convient pour l’acheminement de produits fragiles (bijoux, CDs, cadre photo par exemple).
Les différents types de fermetures
Il existe principalement trois types de fermeture pour une lettre enveloppe : la fermeture à pattes gommées, la fermeture à pattes autocollantes et la fermeture à pattes autocollantes avec bande de protection.
La fermeture à pattes gommées est le système le plus économique. Pour sceller l’enveloppe, il suffit d'humecter la bande de colle puis d’exercer une pression manuelle sur la patte pendant quelques secondes.
La fermeture à pattes autocollantes est légèrement plus coûteuse mais aussi plus pratique puisqu’elle ne nécessite pas d’ humidification de la patte. Celle-ci est en effet recouverte d’une bande adhésive qui adhère automatiquement à l’enveloppe. Une simple pression manuelle suffit.
La fermeture à pattes autocollantes avec bande de protection est la solution la plus pratique et le plus efficace, puisque la partie adhésive est recouverte d’une bande de protection. C’est l’option idéale pour les correspondances quotidiennes et les envois en série. Il suffit de retirer la protection et rabattre le rabat pour sceller l’enveloppe.
Si les enveloppes sont correctement stockées, dans une boîte en carton à l’abri de la lumière, les bandes gommées ou adhésives avec protection seront efficaces pendant environ deux ans. Les pattes autocollantes sans protection perdront en efficacité après un an de conservation.
Le grammage
Le grammage d’une lettre enveloppe correspond à sa densité. Il impacte la résistance de l’enveloppe au même titre que sa matière et doit être en adéquation avec le poids de l’objet a` envoyer. Plus le grammage est e´leve´, plus l’emballage sera solide. Les principaux grammages disponibles sont les suivants :
- 75 g : ce poids mode´re´ permet d’effectuer un envoi e´cologique
- 80 g: il s’agit du grammage d’expe´dition standard, le plus fre´quemment utilise´ pour les envois du quotidien
- 90 g : ce type d’enveloppe correspond a` un standard de qualite´ supe´rieure a` un cou^t encore mode´ré
- 100 g : ces enveloppes sont destine´es aux envois importants, du fait de leur qualite´ haut de gamme
- 120 g et plus : il s’agit d’une enveloppe premium, adapte´e aux envois volumineux et aux enveloppes à soufflets.
L’aspect environnemental
L’acheminement de courriers par voie postale n’est pas dénuée d’impact écologique. Toutefois les filières de fabrication de papier sont de plus en plus investies dans la préservation de l’environnement. Certaines entreprises s’attachent à produire du papier issu de fôrets gérées de façon durable, tandis que d’autres n’utilisent que du papier recyclé ou des matières recyclables pour fabriquer leurs enveloppes.
Il existe plusieurs labels et certifications pour vous savoir si la lettre enveloppe que vous utilisez est écologique et vous guider dans votre achat.
La norme NF est incontournable, puisqu’il s’agit de la certification écologique française délivrée par l’AFNOR. C’est notamment la norme qui vous indique si la fenêtre d’adressage de votre enveloppe est recyclable ou non.
La signalétique Triman vous indique si un emballage est recyclable ou non. Elle permet aux entreprises d’informer les consommateurs, comme l’exige la loi.
Le label FSC (Forest Stewardship Council) et le programme PEFC (Programme de Reconnaissance des Certifications Forestières) vous garantissent que le papier ayant servi à la fabrication de votre emballage provient de forêts gérées de façon éco-responsables.
Bon à savoir : les enveloppes à bulles, composées d’un matelas à bulles d’air en plastique peuvent tout de même être partiellement recyclées. Il suffit de séparer les deux revêtements avant d’effectuer votre tri sélectif.
L’enveloppe, un emballage aux nombreux avantages
L’utilisation d’une lettre enveloppe est très simple et convient à un grand nombre d’usages : elle s’adapte aussi bien aux besoins des particuliers pour une correspondance privée ou pour des communications plus formelles qu’aux professionnels pour leurs expéditions quotidiennes. Afin de simplifier encore plus les envois, il est possible de recourir à l’utilisation d’un système de mise sous pli automatisée. La majorité des modèles et formats d’enveloppes sont en effet compatibles avec cette automatisation. Un vrai gain de temps pour les entreprises qui doivent gérer un grand nombre de courriers, comme lors de campagnes publicitaires.
La lettre enveloppe est personnalisable puisqu’elle existe dans une grande variété de coloris, de matières et de formats différents : papier vélin de couleur pour les grandes occasions, papier kraft pour les dossiers volumineux ou plastique opaque pour les envois confidentiels ou les textiles, il y forcément un modèle d’enveloppe qui correspond à vos besoins.
La lettre enveloppe est un mode d’expédition économique puisqu’elle permet d’expédier des documents ou marchandises au tarif lettre ou lettre suivie, dans la limite de 3 kg. Son faible poids impacte peu le coût de l’expédition, vous ne payez donc que le prix correspondant au poids de son contenu.
Si vous avez besoin d'un peu plus de protection, vous pouvez utiliser nos enveloppes bulle qui sont faites de papier épais et doublées à l'intérieur de papier bulle. Ces enveloppes offrent une bonne protection contre la pression, les chocs et les vibrations. Elles peuvent également être utilisées pour envoyer des composants électroniques, des bijoux, des CD et DVD, des magazines ou des livres de poche. En revanche, pour les livres épais à couverture rigide, nous vous conseillons d'utiliser des emballages en carton spécialement prévus pour les livres.